Wir optimieren unsere telefonische Erreichbarkeit!

In Zeiten von Personalnot sind auch wir immer wieder schlecht telefonisch erreichbar gewesen. Insbesondere in den Wintermonaten, wenn viele Patienten akut mit den Atemwegen erkrankt sind, steht das Telefon mitunter nicht still. Das führte zu Ärger bei den Patienten und Frust und Stress bei den Mitarbeiterinnen.

Jetzt haben wir unser Team mit einer virtuellen Mitarbeiterin verstärkt: “Ingrid“, unsere Telefonassistentin, ist 24/7 erreichbar und sowohl während und auch ausserhalb der Sprechstunden am Apparat. Sobald unsere Mitarbeiterinnen mit Patient/innen am Telefon oder anderweitig in der Praxis beschäftigt sind übernimmt unsere virtuelle neue Mitarbeiterin das Telefonat.

Im Gegensatz zum altbekannten Anrufbeantworter führt Sie Ingrid mit gezielte Fragen durch den Dialog. Unsere Mitarbeiterinnen bekommen Ihre Antworten verschriftlicht und strukturiert am Bildschirm in Echtzeit präsentiert, was die Effizienz, die einzelnen Anliegen zu bearbeiten und zügig zu beantworten, deutlich erhöht.

Dabei werden Terminwünsche abgefragt (neue Termine vereinbaren, verschieben oder absagen), Rezeptbestellungen für Folgerezepte oder allgemeine Anfragen aufgenommen. Keine ewige Warteschleife, Besetztzeichen, Dauerklingeln oder Aus-der-Leitung-Fliegen mehr.

Dialog Telefonassistentin

Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Der Einsatz von moderner Technologie auf der Basis von künstlicher Intelligenz (KI) verbessert unseren Service für Sie und entlastet unser Praxis-Team, was sich so besser auf die Patienten in der Praxis konzentrieren kann. Datenschutzkonformität ist sicher gegeben, unser Anbieter kommt als einziger Anbieter in Deutschland ohne ausländische Datenspeicherung aus. Das Datenhosting erfolgt ausschliesslich in deutschen Rechenzentren und unterliegt damit dem besonderes strengen deutschen Datenschutzgesetzen.

Mit unserer digitalen Telefonassistentin erhoffen wir uns die Verbesserung des Service für unsere Patient/innen und gleichermaßen auch eine Entlastung unserer Mitarbeiterinnen: Einerseits können so von Ihnen Terminwünsche, Terminabsagen, etc. per Telefon platziert werden – es gibt kein „besetzt“ oder „Durchklingeln“, kein unnötiges Warten. Gleichzeitig kann sich unser Praxisteam auf die Patient/innen vor Ort in der Praxis konzentrieren und dann nach und nach die strukturiert erfassten telefonischen Anfragen abarbeiten, sobald sich im Praxisablauf eine entsprechende Lücke bietet, oder wenn die reguläre Sprechstunde beendet ist.

WICHTIG: 

  • bitte bleiben Sie bis zum Ende des Dialoges in der Leitung, sonst kann Ihr Anruf nicht zugeordnet werden
  • Deutliches Aussprechen sichert, dass Ihr Anliegen auch detailliert aufgenommen wird.
  • Auch wenn es nicht gleich eine persönliche Antwort gibt – wir rufen garantiert zurück!

Und so einfach funktioniert es mit unserer INGRID

  • Praxisnummer anrufen: 0911-54088355

    Ingrid nimmt Ihren Anruf entgegen, wenn unser Praxisteam gerade am Telefon oder in der Praxis mit Patient/innen beschäftigt ist oder während die Praxis geschlossen ist. So müssen Sie nicht mehrmals anrufen oder unnötig lange warten, bis Sie uns erreichen.

  • Wählen Sie Ihr Anliegen angeben: „Termin“, „Folgerezept“, „Anfrage“.

    Nennen Sie Ingrid zu Beginn des Gesprächs ganz kurz den Grund Ihres Anrufes. Wenn Sie „Notfall“ sagen, zB weil es sich um akuten Drehschwindel oder Nasenbluten handelt, bleiben Sie bitte in der Leitung, Sie werden dann sicher an eine Mitarbeiterin durchgestellt.

  • Details zu Ihrer Person hinterlassen

    Bitte sprechend Sie langsam und deutlich, wenn von Ingrid nach Details zu Ihren Daten (Name und Telefonnummer) gefragt wird. So können die Daten korrekt notiert werden und wir uns per Rückruf bei Ihnen entsprechend melden. Die Datenerhebung erfolgt datenschutzkonform, Hinweise zum Datenschutz erhalten Sie unter dem Link unter Punkt 17.

  • Wir rufen zurück und klären bzw. bestätigen Ihr Anliegen persönlich

    In der Regel finden unsere Mitarbeiterinnen in der folgenden Stunde eine Lücke Sie zurückzurufen. Ihr Termingesuch wird dann terminiert, Ihre Anfrage persönlich beantwortet. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir bei der Abarbeitung der Anrufe nach Dringlichkeit vorgehen müssen. Beschreiben Sie den Grund Ihres Terminwunsches möglichst genau.

    Wenn wir Sie nicht erreichen sollten sehen Sie bitte von einem erneuten Anruf bei „Ingrid“ ab. Wir werden es garantiert erneut versuchen bis wir Sie erreichen.

  • Ihre Rezeptbestellung oder Terminabsage wird automatisch angenommen

    Sie brauchen sich um nichts mehr kümmern. Ihr Termin ist abgesagt oder Ihr Rezept wird für den Versand oder die Abholung vorbereitet.

    Wir hoffen, dass dieser Service bei Ihnen ankommt. Üblicherweise versuchen wir persönlich ans Telefon zu kommen. Wir freuen uns über eine Rückmeldung, im Positiven wie im Negativen, gerne als Kommentar auf diesen Beitrag oder per Email an die Praxisadresse.

Üblicherweise versuchen wir persönlich ans Telefon zu kommen. Wir freuen uns über eine Rückmeldung, im Positiven wie im Negativen, gerne als Kommentar auf Facebook und Instagram oder per Email an die Praxisadresse.